VACATURE: SECRETARIS

Taakomschrijving van de secretaris bij de Voedselbank Walcheren

De secretarisfunctie is een van de bestuurlijke pijlers van een organisatie. De secretaris wordt wel gekarakteriseerd als ‘het ‘geheugen’ van de organisatie. Hij/zij is verantwoordelijk voor het verzamelen, ordenen en op een toegankelijke wijze opbergen van informatie.

Het (functie) profiel van onze secretaris:

Allereerst is het natuurlijk van belang dat de secretaris binding voelt met de organisatie Voedselbank Walcheren. U bent geïnteresseerd in wat er onder de vrijwilligers en cliënten in de organisatie leeft en u bent alert op de ontwikkelingen op het gebied van vrijwilligerswerk. Daarnaast zijn er bepaalde eigenschappen en vaardigheden die bij de functie van secretaris goed van pas komen. U kunt hoofd- en bijzaken onderscheiden; u heeft plezier  in ordenen en vindt het leuk  om als spin in een informatie-web te fungeren; u kunt prima overweg met digitale systemen; u beschikt over goede contactuele vaardigheden; u bent punctueel.

De secretaris heeft een drietal hoofdtaken:

  1. het opzetten en bijhouden van het archief
  2. het voorbereiden en notuleren van vergaderingen, in overleg met de voorzitter  de verslaglegging en beantwoording van ingekomen post
  3. het in de gaten houden van de bestuurlijke regels. Verzorgen van het   jaarverslag.

Ad. 1 Het archief

Dit onderdeel van de functie van secretaris houdt in:

  • informatie verzamelen en informatie opschrijven
  • dossiers vormen (digitaal)
  • dossiers actueel houden
  • dossiers bewaren

Ad. 2 Vergaderingen

Dit onderdeel van de functie van secretaris houdt in:

  • bekend maken wanneer, waar en hoe laat een vergadering is
  • opstellen van een vergaderrooster
  • opstellen van een agenda
  • in overleg met de voorzitter bekijken welke ingekomen stukken besproken moeten worden
  • overleggen met de voorzitter over de nodige toelichting
  • de stukken tijdig toesturen
  • de ingekomen post toelichten
  • verslag / besluitenlijst maken
  • verslag / besluitenlijst uitwerken en rondsturen
  • ingekomen stukken beantwoorden

Ad. 3 Bestuurlijke regels

Eén van de taken van de secretaris is het alert zijn op de juiste toepassing van de bestuurlijke regels in de organisatie.

  • checken of de besluiten kloppen met de statuten en het huishoudelijk reglement
  • checken van de namen van de bestuursleden met de namen in het register van de Kamer van Koophandel
  • bijhouden van de gegevens in het rooster van aftreden, aangeven wanneer er een verkiezing nodig is.

Als u enthousiast wordt om ons bestuur te komen versterken, dan nodigen wij u graag uit om contact met ons op te nemen! Dit kan door een mailtje te sturen naar: voorzitter@vbwalcheren.nl of te bellen met Emmy de Kraker-Pauw (voorzitter): 06 13732721.